De Belgische verplichting voor B2B e-facturatie geldt sinds 1 januari 2026, en de algemene tolerantieperiode liep af op 31 maart. Voor een Vlaamse kmo van twintig tot vijftig medewerkers is het interessante gevolg niet de compliance zelf. Het is dat het automatiseringsproject dat u in 2025 uittekende niet meer past bij het probleem dat er nu ligt. Peppol heeft het lezen weggenomen. Het werk niet, en er kwamen stilletjes twee problemen bij die op geen enkel projectplan stonden: een leveranciersbestand dat nu op twee snelheden draait, en een ontvangstbevestiging die op een aanvaarding lijkt en het niet is.
Wat is er precies veranderd?
Sinds 1 januari 2026 moet elke Belgische btw-plichtige onderneming gestructureerde elektronische facturen versturen én ontvangen voor binnenlandse B2B-transacties. Het federale e-factuurportaal is duidelijk over wat daar niet onder valt: een pdf per e-mail is geen gestructureerde factuur, want een pdf bevat geen machineleesbare factuurgegevens. Het werkformaat is Peppol BIS Billing 3.0, een Core Invoice Usage Specification van de Europese norm EN 16931, uitgewisseld als UBL 2.1 XML over het Peppol-netwerk. Belgische deelnemers staan doorgaans geregistreerd op hun KBO-nummer, identificatieschema 0208.
De aanloop verliep trager dan de eindsprint. Begin december 2025 telde de FOD Financiën ongeveer 515.000 ondernemingen die in orde waren, van de 1.178.000 in scope, zo'n 43 procent. Op 29 december kwam PeppolCheck.be uit op 940.354 Peppol-registraties, ruwweg 78 procent van de 1.202.139 btw-plichtige ondernemingen in hun noemer. Op 16 maart 2026 rapporteerde de SDZ Federatie 995.819 aangesloten ondernemingen, ongeveer 83 procent. De twee reeksen tellen net iets anders, dus de precieze sprong valt te betwisten, de richting niet: enkele honderdduizenden Belgische ondernemingen sloten aan in de laatste weken van december, wat iets zegt over hoe kmo's met een deadline omgaan.
Vlaanderen begon met een voorsprong, en die reden is het benoemen waard, want ze is specifiek Belgisch. Leveranciers van de overheid sturen hun facturen al jaren via het Mercurius-platform, gefaseerd ingevoerd naar contractwaarde vanaf november 2022 en vanaf maart 2024 uitgebreid tot nieuwe opdrachten vanaf 3.000 euro. Elk Vlaams bedrijf dat factureert aan een gemeente, een scholengroep of een zorginstelling zat dus al op Peppol voordat de B2B-verplichting bestond. Daarom was de kloof in december tussen Vlaanderen enerzijds en Wallonië en Brussel anderzijds zo zichtbaar. In maart was ze weg: SDZ meldde dat grote delen van Wallonië dezelfde 83 procent haalden als Vlaanderen. De voorsprong kocht tijd, geen blijvend voordeel, en dat is precies het argument om 2026 te besteden aan wat ná de aansluiting komt in plaats van aan de aansluiting zelf. Een Nederlandse lezer heeft hier geen equivalent: Nederland kent nog altijd geen binnenlandse B2B-verplichting, en Peppol is daar B2G plus vrijwillige adoptie.
De sancties komen uit het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 en bedragen 1.500 euro bij een eerste inbreuk, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf de derde, met een tussenperiode van drie maanden voordat een nieuwe inbreuk als volgende overtreding telt, en zonder verplichte voorafgaande waarschuwing. De handhaving verloopt in de praktijk geleidelijk in plaats van onmiddellijk, maar de algemene tolerantie is sinds 31 maart voorbij. Dit is dus een gewoon compliancerisico geworden, geen overgangskwestie meer.
Waarom het factuurproject uit 2025 het verkeerde project is
Dit is het stuk dat vrijwel niemand opschrijft. Het standaard automatiseringsproject voor een bedrijf van deze omvang was tot vorig jaar een extractieproject: leveranciersfacturen komen binnen als pdf, OCR of een taalmodel leest ze uit, een medewerker controleert de velden, het resultaat wordt geboekt. Elke demo die u in 2025 zag, was een demo daarvan. De volledige waarde ervan kwam voort uit het feit dat de input ongestructureerd was.
Voor binnenlandse B2B is die input in België nu bij wet verdwenen. Een Peppol BIS-factuur komt binnen met btw-nummer, factuurdatum, lijnen, btw-opsplitsing en betalingstermijn al in benoemde velden. Er valt niets te interpreteren. Budget uitgeven aan het lezen van facturen die al gelezen binnenkomen is de duurste manier om niets te automatiseren, en het is precies wat een leverancier u verkoopt als u met de briefing van vorig jaar aan tafel gaat.
Wat de verplichting níét heeft aangeraakt, is alles wat gebeurt nadat de data binnen is. Hoort deze factuur bij een bestelbon of een levering die echt heeft plaatsgevonden? Klopt de grootboekrekening voor deze leverancier en deze kostensoort? Wie keurt goed, en wat gebeurt er als die persoon met verlof is? Is de prijs de afgesproken prijs? Dat zijn matching-, codeer- en beoordelingsvraagstukken, en gestructureerde data maakt ze makkelijker aanpakbaar, maar lost ze niet op. Herschrijft u de briefing, dan gaat onze analyse van waar purchase-to-pay-automatisering echt breekt dieper op dezelfde materie in.
Waar zit het resterende handwerk?
Op drie plaatsen, en die verdeling is het meten waard voordat u iets koopt.
Stamdata. De meest voorkomende verwerkingsfout na de invoering is geen technische. Het is een leverancier van wie het btw-nummer, de betalingstermijn of de artikelcodes in uw systeem niet overeenkomen met wat er in de XML binnenkomt, waardoor een perfect geldige factuur toch in een uitzonderingslijst belandt. Peppol dwingt af dat velden aanwezig zijn, niet dat uw eigen referentiegegevens kloppen. Dat opruimen is weinig spectaculair en het is voor de meeste bedrijven op dit moment de week werk met het hoogste rendement.
De ontvangstkant. Een groot deel van de Belgische kmo's regelde het versturen en stelde het ontvangen uit, want over het versturen klaagt een klant. De verplichting geldt in beide richtingen, en een onderneming die geen gestructureerde factuur kan ontvangen voldoet niet, ook al is elke factuur die ze uitstuurt correct. Geregistreerd staan op het netwerk is stap één, niet de eindstreep.
De leveranciers die buiten scope vallen. Dit is het ontwerpprobleem dat niemand heeft ingecalculeerd. Een buitenlandse leverancier zonder vaste inrichting in België is niet verplicht om via Peppol te factureren, ook niet met een Belgisch btw-nummer. Een Nederlandse softwareleverancier, een Duitse componentenbouwer, een Franse onderaannemer: die mogen allemaal pdf's blijven sturen, volkomen wettig. Uw crediteurenadministratie draait dus twee stromen tegelijk, een gestructureerde die doorloopt en een ongestructureerde die dat niet doet.
Hoe pakt u die twee snelheden aan?
Eerst tellen. Neem de leveranciersfacturen van het afgelopen kwartaal, splits ze in binnenlands Belgisch en al de rest, en bekijk die tweede stapel als aandeel in zowel aantal als waarde. Bij de meeste Vlaamse kmo's van deze omvang is het buitenlandse restant een minderheid van de facturen en een onevenredig deel van de verwerkingstijd, want dat is de stapel die nog een mens nodig heeft.
Die telling bepaalt het antwoord. Is het restant klein en stabiel, dan is het eerlijke advies om het handmatig te laten en het budget aan matching en goedkeuring te besteden. Is het groot, of groeit het omdat u meer software en diensten in het buitenland afneemt, dan is extractie nog steeds de moeite waard, maar alleen voor die stapel, en dan scoopt u het als een smal hulpmiddel en niet als hét factuurproject. Hoe dan ook is het doel één wachtrij waarin gestructureerde en ongestructureerde facturen dezelfde vorm hebben voordat een mens iets ziet. Dat is eerder een integratievraag dan een AI-vraag. In België lopen de meeste aansluitingen via een handvol access points, met CodaBox, Billit en Storecove bij de grootste, dus de praktische vraag is meestal wat uw bestaande pakket ondersteunt, of dat nu Odoo, WinBooks, Octopus, Adsolut of Exact Online is. Dat werk beschrijven onze pagina's over procesautomatisering en systeemkoppelingen, en de integratiemechanica staat in onze gids over AI koppelen aan Exact Online, AFAS en e-Boekhouden.
Betekent een Peppol-bevestiging dat de klant de factuur aanvaardt?
Nee, en hier gaat debiteurenautomatisering stilletjes mis. OpenPeppol publiceerde op 7 juli 2026 versie 1.1.0 van de Message Level Status-specificatie, enkele dagen na een operationele richtlijn voor serviceproviders en een uitfaseringsplan voor de oudere Message Level Response. MLS wordt uitgewisseld tussen de twee Peppol-serviceproviders en beantwoordt één vraag: is het document verwerkt en doorgestuurd, tijdelijk onbestelbaar, of definitief mislukt.
Het zegt niets over de vraag of uw klant het eens is met de factuur, ze geboekt heeft of van plan is te betalen. Zakelijke aanvaarding reist op een apart document, de Peppol Invoice Response, met statussen als aanvaard, voorwaardelijk aanvaard, in vraag gesteld of geweigerd. België hanteert hier het standaard Peppol-uitwisselingsmodel en geen Franse nationale factuurlevenscyclus, wat betekent dat de zakelijke status beschikbaar is maar aan niemand wordt opgelegd.
Het praktische foutscenario: een serviceprovider meldt een groene afleverstatus, een koppeling schrijft die terug naar het ERP als "aanvaard", en het aanmaningsproces begint dagen te tellen op een factuur die de klant op dag twee betwistte. Niemand belt erachteraan, want het systeem zegt dat het goed zit. Vraag een leverancier dus niet of hij Peppol ondersteunt. Vraag of hij technische aflevering onderscheidt van zakelijke aanvaarding, of hij een Invoice Response kan ontvangen en verwerken, en of hij statusberichten bewaart als auditbewijs. Dat laatste sluit rechtstreeks aan op het vierogenprincipe en de audit trail die elke financiële automatisering sowieso nodig heeft.
Wat bouwt u vóór 2028?
België is nog niet klaar. Vanaf 1 januari 2028 staat verplichte e-reporting gepland: factuurgegevens gaan dan in near-real-time naar de fiscus, op dezelfde Peppol-infrastructuur in een vijfhoeksmodel. Die rapportering is ook de reden waarom de rol van Belgische Peppol-autoriteit in 2027 van FOD BOSA naar FOD Financiën verhuist, een overdracht die beide administraties hebben aangekondigd: de vereiste expertise wordt fiscaal in plaats van louter technisch. Verderop brengt het Europese pakket VAT in the Digital Age, aangenomen op 11 maart 2025, digitale rapportering en e-facturatie voor intracommunautaire transacties vanaf 1 juli 2030, de datum die ook VLAIO vermeldt.
Het gevolg voor het ontwerp is eenvoudig, en het is de reden om het saaie werk nu te doen. Zodra factuurgegevens bijna in real time bij de fiscus liggen, zijn fouten geen intern ongemak meer dat u bij de maandafsluiting rechtzet, maar iets wat u al hebt gerapporteerd. Data moet kloppen waar ze ontstaat, niet stroomafwaarts worden bijgeplakt. Een bedrijf dat 2026 besteedde aan schone stamdata en degelijke uitzonderingsafhandeling heeft het grootste deel van 2028 al gedaan. Een bedrijf dat de minimale Peppol-aansluiting kocht, doet het project een tweede keer.
Over financiering: wees voorzichtig met de formulering. VLAIO wijst op een verhoogde kostenaftrek van 120 procent voor facturatieabonnementen en bijhorend advies voor de inkomstenjaren 2024 tot 2027, en op het basistarief van de investeringsaftrek dat naar 20 procent is opgetrokken, dat het onder de voordelen van e-facturatie vermeldt. Dat zijn federale fiscale maatregelen met eigen voorwaarden, geen subsidie die u aanvraagt, en of u in aanmerking komt is een vraag voor uw boekhouder en niet voor ons. Ons overzicht van Vlaio-steun voor Vlaamse kmo's zet uiteen wat in 2026 nog wel en niet bestaat.
Een regel voor de komende twaalf maanden
Vier stappen, in deze volgorde. Eén: controleer of u een gestructureerde factuur echt kunt ontvangen en boeken zonder dat iemand iets overtypt, want daar zit de resterende niet-conformiteit. Twee: besteed een week aan de stamdata van uw leveranciers, want die maakt van geldige facturen uitzonderingen. Drie: tel het niet-Peppol-restant en beslis bewust of u het automatiseert of met rust laat. Vier: scheid technische aflevering van zakelijke aanvaarding in alles wat u bouwt, voordat het aanmaningsproces u het verschil leert.
Niets daarvan vereist AI, en dat is precies het punt. De verplichting was een wijziging van dataformaat, en het juiste antwoord daarop is leidingwerk. Machine learning verdient daarna wél zijn plaats, in de stukken die beoordeling vragen: een onbekende kost op de juiste rekening zetten, een prijs opmerken die van de afspraak is weggedreven, voorspellen welke facturen betwist zullen worden. Dat tweede project werkt veel beter op schone gestructureerde data dan het ooit deed op gescand papier. Ons overzicht van AI-toepassingen voor Vlaamse kmo's beschrijft waar het doorgaans rendeert.
Laatst bijgewerkt op 3 september 2026.
