Een interne kennisbank die antwoordt, in plaats van doorzocht te worden
Een interne kennisbank met AI geeft medewerkers en partners antwoord uit uw eigen documenten en actuele data, met de bron erbij. Twee routes: ons SaaS-platform vanaf €89 per maand, of een private bouw in uw eigen omgeving vanaf €20.000.
Handleidingen, prijslijsten, onderdelencatalogi, werkwijzen, dealervoorwaarden: de kennis waar een bedrijf op draait, zit in documenten die een wiki niet bevat en een gedeelde schijf niet vindt. Een interne kennisbank met AI leest die documenten en beantwoordt de vraag die een collega, een dealer of een monteur werkelijk stelde, met de bron. Deze pagina beschrijft de twee manieren om er een te krijgen, wat elke route kost, en de ene vraag die de keuze bepaalt.
Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026
Een interne kennisbank met AI is een zoeksysteem over uw eigen documenten en datafeeds, op een pagina achter de login, dat een vraag beantwoordt in de woorden waarin ze gesteld is en het gebruikte document toont. Het is geen wiki: niemand schrijft er pagina's voor. Het is geen zoekvak: het geeft een antwoord, geen tien links. Er zijn twee manieren om er een te krijgen. De eerste is ons SaaS-platform SimplyBoost, vanaf €89 per maand: documenten uploaden, gebruikers aanmelden met een paar regels code, voorraad of prijzen vanuit uw systemen via de API doorsturen, klaar in een week. De tweede is een private bouw in uw eigen Azure- of AWS-omgeving of op eigen servers, als de documenten uw omgeving niet mogen verlaten of de bronnen maatwerkkoppelingen vragen: een audit van €2.500, een Productieklare MVP van €20.000 op uw echte corpus, productie vanaf €50.000. De vraag die de keuze bepaalt: waar mogen de documenten staan?
Wat een interne kennisbank is, en wat niet
Drie producten delen de naam. Een wiki (Confluence, Notion, Slite, Document360) bewaart pagina's die mensen schrijven en anderen doorzoeken; hij is zo goed als zijn laatste redacteur. Een documentenopslag (SharePoint, de gedeelde schijf) bevat alles en vindt niets. Een assistent die antwoordt laat de documenten waar ze zijn, leest de passages die bij een vraag horen, schrijft het antwoord en noemt de bron. Over de derde gaat deze pagina, en het is de enige die werkt als de kennis is ontstaan als een handleiding van 400 pagina's, een prijslijst van een leverancier of een ERP-export, niet als wikipagina.
Wat hij leest: pdf's inclusief gescande, Word, tekst, csv, intranetpagina's en een feed uit uw eigen systemen. Wat hij moet doen om vertrouwd te worden: alleen uit die bronnen antwoorden, elke keer de bron tonen, en zeggen wanneer de documenten zwijgen in plaats van te gokken. Wat hij moet doen om gebruikt te worden: staan waar mensen al werken, op het intranet, in het dealerportaal, op de WhatsApp-lijn die de monteurs open hebben.
Vier interne kennisbanken uit de praktijk
Het dealerportaal. Een Europese fabrikant van lichte voertuigen met dealers in meerdere landen zette de assistent in zijn dealerportaal. De kennis: technische handleidingen per model, de onderdelencatalogus, de prijslijst, garantievoorwaarden, de dealerovereenkomst. De voorraad: vanuit het eigen systeem van de fabrikant als kennisbron via de API doorgestuurd, tot 200 keer per dag, zodat een dealer die vraagt of een onderdeel leverbaar is het antwoord van vandaag krijgt. De aanmelding: het portaal ondertekent elke dealer met een sleutel die alleen de fabrikant heeft. Een Nederlandse dealer vraagt in het Nederlands, een Franse in het Frans, uit dezelfde Duitse en Engelse handleidingen. De ontwikkelaar van de fabrikant was een middag kwijt aan twee scripts; de supportdesk ziet nu alleen wat de documenten niet konden beantwoorden. Wie een dealerportaal wil laten maken, hoeft dus geen nieuw portaal te bouwen: de assistent gaat in het portaal dat er al is.
De binnendienst. Leveringsvoorwaarden, kortingsregels, het juiste specificatieblad, terwijl de klant aan de lijn is. De prijslijst is die van vandaag, niet die van de laatste training.
Monteurs op locatie. Een installateur vraagt op WhatsApp wat foutcode E47 op één model betekent en krijgt het antwoord uit de handleiding plus de eerste controle. De vraag bereikt de servicedesk nooit.
HR en organisatie. Verlofregels, het declaratiebeleid, de inwerklijst, de veiligheidsinstructie voor één machine. Nieuwe collega's vragen het de assistent; het antwoord is het beleid zoals het geschreven is, elke keer.
Het platform kopen of privé laten bouwen
Route één: SimplyBoost, ons SaaS-platform. Vanaf €89 per maand op het Growth-plan, dat aangemelde bezoekers en de API bevat, zonder prijs per gebruiker: 300 dealers kosten wat 10 collega's kosten. Upload de documenten, zet de widget op een pagina achter uw login (de identiteitscontrole is een paar regels PHP of Node, en wij leveren de handleiding), stuur voorraad of prijzen volgens schema door vanuit uw systeem, en de assistent draait binnen een week. Gehost in Europa met een verwerkersovereenkomst; gesprekken na 360 dagen verwijderd. De juiste route als de documenten door een Europese SaaS verwerkt mogen worden en de bronnen documenten plus een export zijn.
Route twee: een private bouw in uw eigen omgeving. Dezelfde zoekarchitectuur, uitgerold in uw Azure- of AWS-abonnement of op eigen servers, met koppelingen naar het documentmanagementsysteem, het ERP en de identity provider, en uw eigen rollen en bewaarregels. Een audit van €2.500 brengt de bronnen, de toegangsregels en de eerste toepassing in kaart; een Productieklare MVP van €20.000 draait op uw echte corpus tegen een testset die uw eigen mensen schreven; productie vanaf €50.000 voegt rollen, logging, monitoring en overdracht van de code toe. De juiste route als de documenten uw omgeving niet mogen verlaten, als de bronnen maatwerkkoppelingen vragen, of als uw security officer de hele keten wil kunnen zien.
Beide routes worden door hetzelfde team gebouwd en gedraaid, en beide zijn bedoeld om naast de ICT-partner of interne IT-afdeling te staan die u al heeft: zij beheren de omgeving, wij bouwen en draaien het AI-deel en dragen over wat u zelf wilt bezitten. Zie de private AI-assistent voor route twee in detail.
Kiezen in één overleg
Stel vier vragen. Waar mogen de documenten staan? Is een Europese SaaS met verwerkersovereenkomst acceptabel: route één; moeten ze in uw eigen omgeving blijven: route twee. Wat zijn de bronnen? Pdf's, Word, csv, intranetpagina's en een geplande export: route één. Een DMS, een ERP en SharePoint met rechten per map: route twee. Wie vraagt? Tot enkele duizenden medewerkers, dealers of partners op een pagina achter de login of via WhatsApp: route één. Iedereen in een organisatie van 5.000 werkplekken, met eigen rechten gespiegeld: route twee. Wanneer? Volgende week: route één. Dit kwartaal, via uw wijzigingsproces en met een audit: route twee.
De meeste middelgrote bedrijven beginnen op route één, omdat de documenten op beide routes dezelfde zijn en de vragen die mensen stellen ook. De lijst Ontbrekende antwoorden op het platform, de vragen die geen document dekte, is het beste programma van eisen dat een project op route twee kan hebben.
Wat een interne kennisbank kost
Route één: €89 per maand op Growth met 2.000 AI-antwoorden, €169 op Pro met 6.000, daarboven een offerte. Geen prijs per gebruiker, geen opstartkosten. De tijd van uw eigen ontwikkelaar: een middag voor het aanmeldscript en de voorraadkoppeling.
Route twee: een audit van €2.500, een Productieklare MVP van €20.000, productie vanaf €50.000, alles exclusief btw, alle code overgedragen. De lopende kosten zijn uw cloudrekening plus, als u dat wilt, beheer van het AI-systeem dat wij bouwden.
Wat geen van beide routes in rekening brengt: wikipagina's schrijven. De kennis zijn de documenten die u al heeft.
Toegang, bewaartermijn en de AI Act
Een interne kennisbank bevat contracten, prijzen en soms persoonsgegevens, dus op beide routes gelden vier regels. Toegang: de assistent is alleen bereikbaar vanaf pagina's die uw website of identity provider ondertekent; de openbare assistent en de interne zijn aparte agenten met aparte kennis. Bron: elk antwoord noemt het document, zodat een fout antwoord herleidbaar is tot een fout document en één keer wordt hersteld. Bewaartermijn: een vastgelegde verwijderperiode (360 dagen op het platform; de uwe bij een private bouw) en een manier om de gegevens van één persoon te verwijderen. Transparantie: medewerkers en partners zien dat ze met een AI praten, wat de EU AI Act vereist. Een interne kennisbank die uit werkwijzen antwoordt, is geen hoogrisicosysteem onder de Act; een systeem dat beslissingen over mensen neemt zou dat wel zijn, en dat bouwen wij niet.
Veelgestelde vragen
Wat is een interne kennisbank?
Wat is het verschil met Confluence of SharePoint?
Kan hij actuele gegevens zoals voorraad of prijzen gebruiken?
Kan ik hiermee een dealerportaal laten maken?
Bouwen of kopen?
Vervangt dit onze ICT-partner?
Mag een interne kennisbank onder de AI Act?
Heeft u een map handleidingen en een lijst vragen die mensen blijven stellen?
Plan een gesprek. We zeggen in één overleg welke route past, wat het op die route kost, en wat uw eigen ontwikkelaar of ICT-partner moet doen.
Plan een gesprek