Klantportaal laten maken bovenop uw ERP en CRM

Laat een klantportaal bouwen op uw bestaande ERP of CRM: klanten zien orders, documenten en facturen, de data blijft in AFAS, Exact, SAP of Dynamics. Koop een portaalproduct als dat uw proces dekt; kies maatwerk als het meerdere systemen raakt.

Een klantportaal laat afnemers zelf hun orders, leveringen, facturen en documenten inzien en verzoeken indienen, zonder te bellen of te mailen. Voor een IT-afdeling is de vraag niet of dat kan, maar waar de data staat, wie de inlog beheert en wie het portaal over drie jaar nog ondersteunt. Deze pagina beantwoordt die drie vragen.

Door Tom Joseph · Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026

Gratis consult Prijzen

In het kort

Een goed klantportaal is een venster op uw bestaande systemen, geen tweede database. Orders, voorraad, contracten en facturen blijven in AFAS, Exact, SAP Business One, Dynamics 365 of Salesforce; het portaal leest en schrijft via hun eigen API's. Klanten loggen in via Microsoft Entra ID of hun eigen bedrijfsaccount, met rollen per contactpersoon. AI voegen we alleen toe waar het de uitkomst verandert: vragen die het portaal zelf niet kan beantwoorden en zoeken in documenten. Wij bouwen het naast uw ICT-partner, die het daarna in uw eigen omgeving draait.

Eerst de afweging

Bouwen of kopen: portaalproducten naast maatwerk

Optie	Past als	Knelt als
AFAS OutSite	Uw klantgegevens in AFAS Profit staan en klanten vooral gegevens willen inzien, wijzigen en documenten uitwisselen. OutSite is volledig met Profit geïntegreerd.	Het proces ook gegevens uit een WMS, TMS of tweede administratie nodig heeft.
Microsoft Power Pages	U Dynamics 365-apps op Dataverse gebruikt. Power Pages bouwt low-code externe websites op dezelfde Dataverse-gegevens.	De kern van uw data buiten Dataverse staat, of de portaallogica de grenzen van low-code raakt.
Salesforce Experience Cloud	Uw service- en klantdata in Salesforce staat en klanten hun servicevragen zelf moeten kunnen oplossen.	Orders en facturen in een ERP staan dat Salesforce niet kent; dan heeft u alsnog een koppeling nodig.
Maatwerk	Klanten over meerdere systemen heen werken, of het portaal iets moet doen dat geen product doet, zoals een eigen workflow of AI op uw documenten.	Niemand eigenaar wordt van de code. Daarom horen overdracht en documentatie in de scope.
SimplyBoost (ons eigen product)	U vooral algemene vragen wilt beantwoorden uit website, pdf's, FAQ en catalogus, via websitechat, WhatsApp en Instagram.	Het antwoord uit de orderdata van één ingelogde klant moet komen. Dat is maatwerk.

Architectuur

De data blijft in uw ERP en CRM

Het systeem van registratie blijft leidend. Het portaal bewaart geen eigen kopie van orders of facturen. Het vraagt ze op bij de bron en toont alleen wat bij de ingelogde klant hoort.
Lezen en schrijven via de eigen API. Bij AFAS Profit via GetConnectors en UpdateConnectors, bij Exact Online via de REST API per administratie, bij SAP Business One via de Service Layer (OData) en bij Dynamics 365 via Dataverse.
Wijzigingen lopen door de validatie van de bron. Een adreswijziging of retouraanvraag gaat als mutatie naar het ERP, zodat dezelfde regels gelden als voor uw binnendienst. AFAS-UpdateConnectors zijn niet bedoeld om grote hoeveelheden data in één keer toe te voegen, dus het ontwerp houdt mutaties klein.
Een tussenlaag vangt limieten en storingen op. ERP-API's begrenzen het aantal aanroepen. Een kleine cache voor gegevens die zelden wijzigen houdt het portaal snel zonder het ERP te belasten. Meer hierover op API-koppeling laten maken.

Inloggen

Inloggen en beveiliging: SSO, Entra ID en rollen

Voor klanten en zakelijke afnemers biedt Microsoft Entra External ID een aparte externe tenant, los van uw medewerkers: inloggen met e-mail en wachtwoord, een eenmalige code of een Google- of Facebook-account, met meervoudige verificatie via e-mail of sms. Partners die met hun eigen bedrijfsaccount willen inloggen, nodigt u uit via B2B-samenwerking; zij authenticeren bij hun eigen organisatie. Azure AD B2C is sinds 1 mei 2025 niet meer te koop voor nieuwe klanten, dus een nieuw portaal start op External ID.

Inloggen is de helft. De andere helft is autorisatie: elke aanvraag controleert aan de serverkant of deze contactpersoon dit debiteurnummer, deze order of dit document mag zien. OWASP ASVS 5.0 is daarvoor een bruikbare toetslijst, ook voor de beveiligingstest voor livegang. Wie in uw opdracht persoonsgegevens verwerkt, legt dat vast in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.

AI in het portaal

Waar AI de uitkomst verandert, en waar niet

Vragen die geen menu dekt. Waarom is deze factuur hoger dan de offerte? Een AI-assistent in het portaal leest de order, de factuur en de afspraken van deze klant en antwoordt met de bron erbij. Lukt dat niet, dan gaat de vraag met de context naar uw binnendienst.
Zoeken in documenten. Certificaten, pakbonnen, handleidingen en contracten doorzoekt een klant op betekenis in plaats van op bestandsnaam, binnen de documenten die bij zijn account horen.
Verzoeken voorsorteren. Een storingsmelding of retour wordt herkend, aangevuld met order- of serienummer en in de juiste wachtrij gezet.
Waar AI niets toevoegt. Een orderstatus, een openstaande factuur of een track-and-tracelink is een gewone databasevraag. Daar zetten we geen taalmodel tussen.

Voorbeelden per sector

Hoe een klantportaal er per sector uitziet

Voorbeeld, technische groothandel. Installateurs zien hun prijsafspraken, backorders, pakbonnen en facturen uit Exact of SAP Business One, bestellen opnieuw op basis van eerdere orders en vinden het productblad of de prestatieverklaring bij een artikelnummer.
Voorbeeld, installatie- en servicebedrijf. Een woningcorporatie of VvE ziet onderhoudscontracten, geplande beurten en afgeronde werkbonnen, en meldt een storing met foto. De melding komt als serviceorder in AFAS of het servicemanagementsysteem terecht.
Voorbeeld, logistiek dienstverlener. Een verlader ziet voorraad per locatie uit het WMS, de zendingsstatus uit het TMS en de getekende CMR of afleverbon, zonder dat de klantenservice die per mail hoeft op te zoeken.
Voorbeeld, machinebouw. Een klant ziet per serienummer de geleverde configuratie, handleidingen, onderdelenlijsten en lopende serviceafspraken uit SAP of Dynamics 365, en de assistent zoekt het antwoord in de technische documentatie van precies die machine.

Samenwerking

Wie doet wat: uw ICT-partner, uw IT-afdeling en Crux Digits

Onderdeel	Uw IT-afdeling of ICT-partner	Crux Digits
Hosting en omgeving	Draait het portaal in uw eigen cloudomgeving, met back-ups en patches.	Levert de applicatie met documentatie en een runbook voor de installatie.
Identiteit	Beheert de Entra-tenant, het beleid voor meervoudige verificatie en wie toegang krijgt.	Koppelt het portaal aan die tenant en bouwt de rollen per klant en contactpersoon.
ERP- en CRM-toegang	Geeft een API-gebruiker met minimale rechten en een testadministratie.	Bouwt en test de koppeling, inclusief foutafhandeling en limieten.
Wijzigingsproces	Keurt releases goed via uw change-proces en OTAP-straat.	Levert per release een changelog, testresultaten en een terugrolplan.
Na livegang	Monitoring, incidenten en eerstelijnsvragen.	Draagt code, prompts, testset en documentatie over; verdere ontwikkeling daarna als aparte opdracht.

Kosten en doorlooptijd

Wat een klantportaal op maat kost en hoe lang het duurt

Stap	Wat u krijgt	Duur	Prijs (excl. btw)
AI-audit	Processen en systemen in kaart, bouwen of kopen beoordeeld, en een scope met een vaste prijs voor de volgende stap.	1 tot 2 weken	€2.500, binnen 60 dagen verrekend met de MVP
Productieklare MVP	Het portaal voor één klantgroep en één proces, gekoppeld aan uw ERP of CRM, met inlog en rollen, getest met echte gebruikers.	4 tot 6 weken	€20.000
Productie	Alle klantgroepen, beveiligingstest, monitoring, documentatie en overdracht van alle broncode aan uw organisatie.	vanaf 8 tot 12 weken	vanaf €50.000
Daarnaast	Licenties van een portaalproduct of van Entra External ID, plus hosting in uw eigen omgeving. Zie ook onze prijzen.	doorlopend	volgens de leverancier

Aanpak

Zo begint een klantportaalproject

Begin niet met een lijst van twintig functies. Kies één klantgroep en het ene proces dat uw binnendienst nu de meeste tijd kost: vaak de vraag waar een levering blijft, een kopie van een factuur of de status van een storing. Tel hoeveel telefoontjes en mails daarover binnenkomen voordat het portaal live gaat, zodat u na de eerste maanden een echte vergelijking heeft.

Daarna volgt de volgende klantgroep of het volgende proces, op dezelfde koppelingen en dezelfde inlog. Zo blijft elke stap klein genoeg voor uw change-proces, en ziet uw ICT-partner vanaf de eerste release hoe het portaal in elkaar zit. Eén vaste senior engineer blijft van scope tot overdracht. Voor de bredere vraag hoe wij bouwen naast bestaande systemen, zie maatwerk software laten maken.

FAQ

Veelgestelde vragen

Wat kost het om een klantportaal te laten maken?

Bij Crux Digits kost een klantportaal op maat €20.000 voor een Productieklare MVP met één klantgroep en één proces, en vanaf €50.000 voor productie met alle klantgroepen, excl. btw. Een AI-audit van €2.500 vooraf bepaalt of een portaalproduct volstaat; dat bedrag wordt binnen 60 dagen verrekend met de MVP. Licenties en hosting komen daar los bij.

Hoe lang duurt het bouwen van een klantportaal?

Een eerste werkend portaal voor één klantgroep staat er in vier tot zes weken, gekoppeld aan uw ERP of CRM en getest met echte gebruikers. Een volledige productieversie met alle klantgroepen, beveiligingstest en overdracht duurt vanaf acht tot twaalf weken. De doorlooptijd hangt vooral af van hoe snel API-toegang en een testomgeving beschikbaar zijn.

Kan een klantportaal koppelen met AFAS, Exact of SAP?

Ja, via de eigen API van het systeem: GetConnectors en UpdateConnectors bij AFAS Profit, de REST API bij Exact Online en de Service Layer bij SAP Business One. Het portaal leest en schrijft daar rechtstreeks, zodat er geen tweede administratie ontstaat. Werkt u alleen met AFAS, bekijk dan eerst AFAS OutSite, dat al met Profit is geïntegreerd.

Kunnen klanten inloggen met hun eigen Microsoft-account?

Ja. Met B2B-samenwerking in Microsoft Entra External ID loggen zakelijke gebruikers in met het account van hun eigen organisatie, met de verificatie die daar geldt. Voor klanten zonder zo'n account biedt een externe tenant inloggen met e-mail en wachtwoord, een eenmalige code of een Google-account. Welke route past, hangt af van wie uw klanten zijn.

Wat is het verschil tussen een klantportaal en een AI-chatbot?

Een klantportaal toont na inloggen de eigen gegevens van één klant: orders, facturen en documenten. Een AI-chatbot beantwoordt vragen in een gesprek. In een portaal werken ze samen: de assistent antwoordt uit de data en documenten van die ingelogde klant. Een chatbot op de openbare website, zoals SimplyBoost, ons eigen product, antwoordt uit algemene informatie.

Wie beheert het klantportaal na livegang?

Uw IT-afdeling of ICT-partner draait het portaal in uw eigen omgeving en neemt monitoring en incidenten voor zijn rekening. Crux Digits draagt bij oplevering de broncode, prompts, testset en documentatie over, zodat u niet van ons afhankelijk bent. Wilt u het portaal daarna verder laten ontwikkelen, dan doen wij dat als aparte opdracht met een vaste prijs.

Welk deel van uw klantcontact hoort in een portaal?

Stuur ons welk ERP of CRM u gebruikt en de drie vragen die uw binnendienst het vaakst krijgt. Wij vertellen u of een portaalproduct volstaat of welk deel maatwerk vraagt.

Plan een gratis kennismaking →