Een AI-register is de eerste lijst waar een auditor of ondernemingsraad om vraagt: elk AI-systeem dat u gebruikt, inclusief AI-functies die zijn meegekomen in software waarvoor u al betaalt. De versie die een audit doorstaat heeft één regel per toepassing, niet per product, en twintig velden, elk gekoppeld aan een plicht uit de AI Act, de AVG of ISO/IEC 42001.
Deze gids is voor de IT-manager, CIO, informatiemanager of security officer van een Nederlandse of Vlaamse organisatie met 250 tot 5.000 medewerkers die nu eigenaar is van het register. Crux Digits bouwt AI-systemen naast uw ICT-partner; wij beheren uw CMDB en discoverytools niet. De algemene definitie staat bij AI-governance; dit artikel gaat over het register zelf.
Is een AI-register wettelijk verplicht?
Geen artikel van de AI Act verplicht een private gebruiksverantwoordelijke tot een AI-register, maar minstens vijf plichten zijn zonder register niet aantoonbaar.
Artikel 4 vraagt aanbieders en gebruiksverantwoordelijken maatregelen te nemen die AI-geletterdheid ondersteunen bij medewerkers die AI-systemen gebruiken. Het geldt volgens artikel 113 sinds 2 februari 2025, en de Digital Omnibus on AI, Verordening (EU) 2026/1744, herschreef het per 27 juli 2026: maatregelen zijn verplicht, een gegarandeerd niveau per persoon niet. Gericht maatregelen nemen kan alleen als u weet wie welk systeem gebruikt.
Artikel 26 bevat de plichten van gebruiksverantwoordelijken van hoog-risicosystemen, van menselijk toezicht tot het bewaren van logs. Na de Omnibus gelden die voor systemen uit bijlage III vanaf 2 december 2027 en voor systemen uit bijlage I vanaf 2 augustus 2028, volgens de aankondiging van de Commissie. De transparantieplichten van artikel 50 vallen onder de algemene datum van 2 augustus 2026, en artikel 27 voegt een grondrechteneffectbeoordeling toe voor publiekrechtelijke organen, private aanbieders van openbare diensten en gebruiksverantwoordelijken van systemen voor kredietwaardigheid of levens- en ziektekostenverzekeringen.
Aan de privacykant houdt elke organisatie met meer dan 250 medewerkers een verwerkingsregister bij op grond van artikel 30 AVG, zoals Ondernemersplein vermeldt, en voert zij een DPIA uit op grond van artikel 35 als een verwerking waarschijnlijk een hoog risico oplevert. De Autoriteit Persoonsgegevens koppelt dat aan nieuwe technologieën en profilering.
Wat telt als AI-systeem in het register, en wat niet?
Neem op wat zijn uitvoer uit invoer afleidt, de toets van artikel 3, lid 1, AI Act; door mensen geschreven regels blijven erbuiten.
Artikel 3, lid 1, omschrijft een AI-systeem als een machinaal systeem dat uit invoer afleidt hoe het uitvoer genereert, zoals voorspellingen, content, aanbevelingen of besluiten. De niet-bindende richtsnoeren van de Commissie van 6 februari 2025 sluiten volgens de samenvatting van CMS uit: eenvoudige gegevensverwerking zoals sorteren en filteren, klassieke heuristiek op vaste regels, eenvoudige voorspelling die een basale statistische regel ook haalt, en eenvoudige wiskundige optimalisatie.
Onze beslisregel kent drie vragen. Levert het voorspellingen, content, aanbevelingen of besluiten op? Heeft een mens elke regel achter die uitvoer geschreven? Staat het aan in uw tenant of wordt het voor uw werk gebruikt? Ja, nee, ja betekent: opnemen. Een AI-functie in gekochte software telt vanaf de dag dat ze aanstaat, niet vanaf de dag dat u het merkt. Twijfelgevallen gaan er ook in, gemarkeerd als "buiten de definitie" met reden en beoordelaar, zodat een auditor ziet dat het is beoordeeld en niet gemist.
Registreer per toepassing, niet per product. Het Copilot-overzicht van Microsoft onderscheidt Copilot Chat op webdata, de Premium-add-on die via Microsoft Graph organisatiedata gebruikt, vergadersamenvattingen en transcriptie in Teams, en agents. Transcriptie van personeelsoverleg roept een OR-vraag op die een conceptbrief in Word niet oproept. Eén licentie, drie of vier regels.
Welke velden heeft een AI-register nodig?
Twintig velden dekken wat een auditor vraagt: tien identificeren en classificeren de toepassing, tien bevatten het bewijs dat de plichten worden nageleefd. Bij elk veld staat welke vraag het beantwoordt en wie het invult.
1. Naam en toepassing. Product, functie en gebruik in één regel, bijvoorbeeld "Microsoft 365 Copilot, vergadersamenvatting Teams, projectoverleg". Invuller: de registereigenaar.
2. Soort. Zelf gebouwd, voor u gebouwd, gekocht AI-product, AI-functie in gekochte software, of publieke tool. Beantwoordt: wie het kan wijzigen. Invuller: IT.
3. Proceseigenaar. Verantwoordelijk voor het gebruik en de uitkomsten. Invuller: de lijnmanager van het proces.
4. Technisch eigenaar. Het aanspreekpunt bij IT of uw ICT-partner dat het vandaag kan uitzetten. Invuller: IT.
5. Leverancier en contract. Leverancier, contractnummer, verlengdatum, en of de AI via een update binnenkwam. Beantwoordt de leveranciersmaatregelen van ISO/IEC 42001 en, als u eronder valt, de ketenbeveiliging uit de Cbw. Invuller: inkoop.
6. Doel en proces. Beantwoordt het eerste onderdeel van een beoordeling onder artikel 27 en de afbakening van elke impactbeoordeling. Invuller: de proceseigenaar.
7. Rol onder de AI Act. Gebruiksverantwoordelijke of aanbieder volgens artikel 3, en of een trigger uit artikel 25 speelt: uw naam op een hoog-risicosysteem, een substantiële wijziging, of een nieuw doel waardoor het hoog risico wordt. Invuller: compliance of juridische zaken.
8. Risicoklasse met onderbouwing. Toets op verboden praktijken, gebied uit bijlage III, transparantiegeval onder artikel 50 of minimaal risico, met datum en beoordelaar. Een HR-tool die sollicitaties screent valt onder bijlage III, punt 4, onder a, en volgens artikel 6, lid 3, is een bijlage III-toepassing die mensen profileert altijd hoog risico. Een eerste verkenning kan in onze EU AI Act risicochecker. Invuller: compliance.
9. Betrokkenen. Medewerkers, sollicitanten, klanten, burgers. Beantwoordt artikel 26, lid 11, artikel 27, lid 1, onder c, en de DPIA-toets. Invuller: de proceseigenaar.
10. Persoonsgegevens en verwerkingsregister. Ja of nee, en het nummer van de regel in het register onder artikel 30. Invuller: privacy officer of FG.
11. DPIA. Status en link. Volgens artikel 26, lid 9, gebruiken gebruiksverantwoordelijken de informatie van de aanbieder voor de DPIA, en het gewijzigde artikel 27, lid 4, laat een grondrechtenbeoordeling ernaar verwijzen. Invuller: de FG.
12. Datastroom. Welke bronnen het leest, waar de verwerking plaatsvindt, en of de leverancier uw invoer voor training mag gebruiken. Invuller: IT en security.
13. Gebruiksaanwijzing. Waar de instructies van de aanbieder staan, en welke versie. Beantwoordt artikel 26, lid 1. Invuller: de technisch eigenaar.
14. Menselijk toezicht. De benoemde rol met de bekwaamheid, opleiding en bevoegdheid die artikel 26, lid 2, eist. Invuller: de proceseigenaar.
15. Logs. Locatie en bewaartermijn; voor hoog-risicosystemen eist artikel 26, lid 6, minstens zes maanden voor automatisch gegenereerde logs onder uw beheer. Invuller: IT.
16. Monitoring en incidentroute. Wie de aanbieder informeert en wie besluit het gebruik op te schorten, zoals artikel 26, lid 5, beschrijft. Invuller: de technisch eigenaar.
17. Transparantie. Of en hoe mensen worden geïnformeerd, onder artikel 50, leden 3 en 4, en artikel 26, lid 11. Invuller: de proceseigenaar.
18. Ondernemingsraad. Status van instemming of informatie onder artikel 27 WOR, en de plicht uit artikel 26, lid 7, om werknemersvertegenwoordigers vóór gebruik op de werkvloer te informeren. Invuller: HR.
19. AI-geletterdheid. Welke rollen het gebruiken en welke maatregel hen ondersteunt. Beantwoordt artikel 4. Invuller: HR of L&D.
20. Status en review. In gebruik sinds, laatste review, volgende review, uitfaseerdatum. Invuller: de registereigenaar.
Wie is eigenaar van het AI-register als het niet IT is?
Eén benoemde registereigenaar, meestal de privacy officer, de CISO of een compliance-lead, terwijl elke regel eigendom is van de proceseigenaar.
IT kan het niet alleen dragen, omdat de risicoklasse van het doel afhangt en alleen de business het doel kent. Hetzelfde recruitmentplatform kan buiten bijlage III vallen als het alleen gesprekken inplant, en erbinnen als het sollicitanten rangschikt. Een werkbare verdeling: IT of uw ICT-partner levert de discoverydata en de velden 2, 4, 12, 15 en 16; inkoop levert veld 5; de FG levert de velden 10 en 11; HR levert 18 en 19; compliance tekent voor de velden 7 en 8. De registereigenaar jaagt op lege velden en rapporteert aan wie de directiebeoordeling voorzit.
Hoe verhoudt het AI-register zich tot de CMDB en het verwerkingsregister?
Koppel ze, kopieer ze niet: de CMDB kent de applicatie, het verwerkingsregister de persoonsgegevens, het AI-register de toepassing en de risicoklasse.
Het verwerkingsregister onder artikel 30 bevat doel, categorieën betrokkenen en gegevens, bewaartermijn, ontvangers en beveiliging. Het zegt niet of een stap iets afleidt of welke klasse uit de AI Act geldt. De CMDB bevat het configuratie-item, de licentie en de eigenaar, niet het doel. Geef het applicatie-CI een AI-kenmerk, sleutel elke registerregel op het CMDB-nummer en zet het nummer uit het verwerkingsregister in veld 10. Dan beantwoorden drie registers samen één auditvraag, zonder een vierde kopie die veroudert.
Voor ISO/IEC 42001 is het register bewijs voor meerdere van de 38 maatregelen uit bijlage A, in gebieden die Vanta noemt: middelen voor AI-systemen, het beoordelen van de impact van AI-systemen, de levenscyclus van AI-systemen, het gebruik van AI-systemen en relaties met derden en klanten. ISO/IEC 42005:2025, volgens CMS verschenen in mei 2025, geeft richtlijnen voor de impactbeoordeling zelf. Ons artikel over ISO 42001 naast ISO 27001 beschrijft wat u uit een ISMS hergebruikt.
Valt uw organisatie onder de Cyberbeveiligingswet, sinds 15 augustus 2026 van kracht, dan eist artikel 21 maatregelen voor de beveiliging van de toeleveringsketen, inclusief relaties met rechtstreekse leveranciers, zoals het NCSC uitlegt. Veld 5 is dan ook leveranciersbewijs; zie de Cbw en AI-leveranciers.
Hoe vindt u schaduw-AI en AI in software die u al heeft gekocht?
Gebruik vier bronnen: de contractenlijst, de discoverytools die al in uw tenant zitten, inkoop- en declaratiedata, en een korte vragenlijst voor proceseigenaren.
Begin bij de contracten, want ingebouwde AI kan binnenkomen via een update in plaats van een aankoop; zie een leverancier die AI toevoegt aan bestaande software. In een Microsoft-omgeving noemt de discoveryhandleiding van Microsoft Entra Agent ID voor agents uit Copilot Studio en Foundry, Purview DSPM for AI voor Copilot en externe AI-sites, Defender for Cloud Apps met een categorie Generative AI van meer dan duizend apps, en Defender for Cloud CSPM voor uw eigen AI-workloads in Azure.
Controleer daarna creditcardafschriften en inkooporders op AI-abonnementen, en vraag elke proceseigenaar drie dingen: welke tools, op welke data, en wie de uitvoer controleert. Discovery die gebruikers bij naam vastlegt, kan de tooling tot een personeelsvolgsysteem maken. Lees daarom eerst schaduw-AI-detectie en instemmingsrecht.
Wat kan een private organisatie leren van het Algoritmeregister?
Het beschrijvingssjabloon is een beproefde veldenlijst, en u mag het overnemen zonder enige plicht tot publicatie.
Het Algoritmeregister op algoritmes.overheid.nl ging in december 2022 live en toonde op 26 oktober 2026 1.599 algoritmebeschrijvingen van Nederlandse overheidsorganisaties, gericht op impactvolle algoritmes, waaronder hoog-risico-AI-systemen. De pagina over het register zegt dat publiceren zelfs voor overheidsorganisaties nog niet verplicht is, al komt die verplichting eraan. Private organisaties hebben geen publicatieplicht. Overheden die hoog-risicosystemen gebruiken, moeten die op grond van artikel 26, lid 8, registreren in de EU-databank, een aparte plicht.
Neem de opbouw van een gepubliceerde beschrijving over: doel en impact, afwegingen, menselijke tussenkomst, risicobeheer, wettelijke basis, impacttoetsen, gegevens, technische werking en leverancier. Afwegingen, menselijke tussenkomst en impacttoetsen zijn de kopjes om als eerste toe te voegen, omdat geen CMDB of verwerkingsregister ze bevat.
Hoe vaak moet u het AI-register herzien?
Herzie elke regel zodra een trigger optreedt en het hele register eens per kwartaal; dat is onze werkregel, geen wettelijke termijn.
Triggers: een nieuwe functie, een nieuw doel, een nieuwe databron of een nieuwe groep betrokkenen, een incident, een contractverlenging. Artikel 27, lid 2, eist dat een grondrechtenbeoordeling wordt bijgewerkt als een onderdeel verandert; in het register ziet u dat. De kwartaalronde controleert eigenaren en data; een jaarlijkse nieuwe discoveryronde vangt wat de triggers misten. Het register voedt dan de directiebeoordeling van ISO/IEC 42001 als input.
Waar Crux Digits past
Wij houden uw register niet bij, draaien uw discoverytools niet en vervangen uw ICT-partner niet. Wij helpen bij de AI-systemen die wij bouwen: elk systeem wordt opgeleverd met het materiaal voor de velden 12 tot en met 16, namelijk de datastroom, de inrichting van logging en bewaartermijnen, de stap voor menselijk toezicht en de gebruiksaanwijzing, zodat de regel compleet is op de dag dat het live gaat. De code en de documentatie zijn van u.
Hoe wij AI bouwen voor organisaties van deze omvang: toegepaste AI voor middelgrote organisaties.
Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026.
De AI-audit & strategie: in één tot twee weken een gerangschikte lijst van use cases met rendement, en een plan dat van u is.
AI-audit & strategie →
