AI voor verenigingen, stichtingen en goede doelen: minder administratie, dezelfde zorgvuldigheid
AI ontlast de secretaris en penningmeester van een vereniging, stichting of goed doel: het beantwoordt vragen van leden en donateurs uit de eigen stukken, schoont de ledenadministratie op en zet verantwoording klaar. Een bestuurslid keurt alles goed.
Een bestuur van vrijwilligers verliest zijn avonden aan administratie die AI kan voorbereiden, zolang een bestuurslid elk stuk goedkeurt.
AI loont bij een vereniging, stichting of goed doel op drie plekken: vragen van leden en donateurs beantwoorden, de ledenadministratie schoon houden en de verantwoording voorbereiden. Een assistent die uit statuten, reglement en ALV-besluiten antwoordt met de bron erbij, een controle die dubbele leden en mislukte incasso's vindt, een concept-subsidieverantwoording uit het grootboek. Wat de AI niet doet, is besluiten: over royement, over een betalingsregeling, over wat het bestuur publiceert. Wij verkopen geen ledenadministratie software; de AI werkt bovenop wat u al heeft. Crux Digits bouwt dit tegen een vaste prijs, naast uw ICT-partner of de vrijwilliger die uw IT doet, met code en testset als eigendom van de vereniging.
Drie vaste gegevens
Wat vaststaat voordat de AI begint
- 6 maandenANBI-publicatieplichtGrote ANBI's publiceren het standaardformulier binnen zes maanden na afloop van het boekjaar; verplicht sinds 1 januari 2021.
- Zolang nodigAVG en gegevens van oud-ledenDe AVG noemt geen vaste bewaartermijn: u bewaart gegevens van oud-leden niet langer dan nodig en legt de termijn vast. Belastingwetgeving stelt wél termijnen.
- 4 tot 6 wekenProductieklare MVP, vaste prijsGemeten op een testset uit uw eigen ledenbestand en correspondentie: bestuursuren per maand vóór en na.
Bronnen: Belastingdienst, publicatieplicht ANBI; Autoriteit Persoonsgegevens, bewaren van persoonsgegevens; onze prijzen.
Van lid tot jaarverslag
Wat de AI doet, stap voor stap
Vijf momenten in een verenigingsjaar waar administratie tijd van vrijwilligers kost, en wat er verandert als een model het voorbereidt.
De ledenadministratie opschonen
Dubbelingen, oude adressen en openstaande contributie worden gevonden en als voorstel klaargezet; de secretaris bevestigt.
Giften en donateurs
Giften via Mollie, iDEAL en de bank worden gekoppeld aan de donateur, met de bedankmail als concept in uw eigen toon.
Vragen van leden en vrijwilligers
Trainingstijden, contributie, declaraties en besluiten van de ALV: beantwoord uit uw eigen stukken, met de bron erbij.
Subsidie en ANBI
De verantwoording aan de subsidiegever en het ANBI-standaardformulier ontstaan als concept uit het grootboek.
Het bestuur keurt goed
Elk stuk heeft een bron en een bestuurslid dat tekent. Zonder goedkeuring gaat er niets de deur uit.
AI voor verenigingen, stichtingen en goede doelen: zes taken waar het verschil zit
| Taak | Wat de AI doet | Wat het bestuur houdt |
|---|---|---|
| Ledenadministratie bijhouden | Vindt dubbele leden, verlopen e-mailadressen, verhuizingen en openstaande contributie en zet elke correctie als voorstel klaar. | Bevestigt elke wijziging; het ledenbestand blijft van de secretaris. |
| Contributie en incasso | Koppelt mislukte SEPA-incasso's aan het lid, schrijft de herinnering in uw eigen toon en houdt de betaalstatus bij. | Beslist over betalingsregelingen en royement. |
| Vragen beantwoorden | Beantwoordt vragen van leden, donateurs en vrijwilligers uit statuten, huishoudelijk reglement, ALV-besluiten en website, met de bron erbij. | Neemt elke vraag over die een besluit of een gevoelig onderwerp raakt. |
| Fondsenwerving en donateurs | Koppelt giften uit Mollie, iDEAL en bankafschriften aan de donateur en zet de bedankmail en de overeenkomst voor een periodieke gift als concept klaar. | Bepaalt de campagne en tekent de overeenkomst. |
| Subsidieverantwoording | Verzamelt uit grootboek en projectadministratie de uitgaven per subsidie en schrijft het concept van de verantwoording in het format van de subsidiegever. | Controleert de cijfers en dient in. |
| Jaarverslag en ANBI-publicatie | Zet balans, staat van baten en lasten en toelichting uit de boekhouding om naar het concept van het jaarverslag en het ANBI-standaardformulier. | Penningmeester en kascommissie controleren, de ALV stelt vast. |
Ledenadministratie: niet vervangen, maar ontlasten
Wie zoekt naar ledenadministratie software, een online ledenadministratie of een systeem voor de contributie, zoekt iets anders dan deze pagina beschrijft. Wij verkopen zo'n pakket niet. Sportlink, KNLTB ClubCollect, Congressus, e-Captain, AFAS voor verenigingen en een goed ingericht Excel-bestand doen dat werk al; het pakket blijft, de AI werkt erbovenop. Wat de AI toevoegt is het werk dat in geen enkel pakket zit: de lijst schoon houden, de mail beantwoorden en de stukken voorbereiden die uit de lijst en de boekhouding moeten komen.
Een ledenadministratie raakt vervuild op bekende plekken. Een lid dat zich tweemaal heeft aangemeld, een e-mailadres dat al jaren stuitert, een verhuizing die alleen in de mailbox staat, een incasso die drie keer is mislukt zonder dat iemand het zag. De AI leest ledenbestand, bankexport en mailbox naast elkaar en zet elke afwijking als voorstel klaar: dit lid lijkt dubbel, dit adres is verlopen, deze contributie staat open sinds maart. De secretaris bevestigt of verwerpt, per regel. Niets wordt gewijzigd zonder die klik, en elke wijziging is herleidbaar.
Een voorbeeld van zo'n vraag. Een sportvereniging houdt de leden bij in Sportlink en de contributie in Excel, de penningmeester doet de incasso's via de bank en de secretaris beantwoordt de mail. Elke zomer kost het weken om de lijst kloppend te krijgen voor de nieuwe contributieronde. De gevraagde oplossing: de drie bronnen naast elkaar leggen, afwijkingen als voorstel klaarzetten, standaardvragen van leden beantwoorden uit het reglement en de herinnering voor openstaande contributie als concept schrijven. Dat is een afgebakend project met een meetbare uitkomst: bestuursuren per maand vóór en na, en het aantal openstaande posten na de ronde.
Wat u krijgt
Drie hulpmiddelen, elk met een bestuurslid als laatste controle
Private AI-assistentAntwoorden uit uw eigen stukken
Leden en donateurs krijgen antwoord uit statuten, huishoudelijk reglement, ALV-besluiten en jaarverslag, met de bron erbij.
Excel automatiserenEen schone ledenadministratie
Dubbele leden, verlopen e-mailadressen en mislukte incasso's gevonden en als voorstel klaargezet; de secretaris bevestigt.
AI-audit en strategieVerantwoording als concept
Subsidieverantwoording, jaarverslag en het ANBI-standaardformulier als concept uit het grootboek, voor de penningmeester om te controleren.
Antwoorden uit uw eigen statuten, reglement en besluiten
- Vragen van leden en donateurs. Contributiebedrag, opzegtermijn, trainingstijden, declaratieregels, de status van een gift: beantwoord uit statuten, huishoudelijk reglement, ALV-besluiten en website. De vrijwilliger achter de mailbox ziet het concept en verstuurt.
- In de toon van de vereniging. Een bedankmail aan een donateur, een herinnering aan een lid en een antwoord aan een vrijwilliger klinken anders. De AI leert de toon uit uw eigen eerdere mails, niet uit een algemeen model.
- Bronnen altijd zichtbaar. Elk antwoord noemt het artikel, het besluit of het document waar het vandaan komt. Zonder bron geen antwoord, en een vraag die een besluit raakt gaat naar het bestuur.
- Overdraagbaar bij een bestuurswissel. De kennis zit in documenten en regels die het volgende bestuur kan lezen, niet in het hoofd van de vertrekkende secretaris.
- Eigendom. Kennisbank, prompts, testset en code zijn van de vereniging of stichting. Moet alles in een eigen omgeving blijven, dan is het een private AI-assistent; ledengegevens verlaten uw omgeving niet.
Koppelen aan e-Boekhouden, Exact Online, AFAS en Sportlink
AI vervangt uw boekhoudpakket of ledenadministratie niet; het leest eruit en levert eraan. De boekhouding van een vereniging of stichting draait doorgaans in e-Boekhouden, Exact Online, Twinfield of AFAS; de leden staan in Sportlink of KNLTB ClubCollect bij sportverenigingen, in Congressus bij studieverenigingen, in e-Captain of AFAS bij grotere verenigingen, en bij veel kleine clubs nog altijd in Excel. Giften komen binnen via Mollie, iDEAL, een donatieplatform of de bank. De AI leest die bronnen uit, zet correcties en concepten klaar en schrijft pas terug als het pakket dat toestaat en een bestuurslid het heeft bevestigd.
Draait de ledenadministratie in Excel, dan hoeft dat niet te veranderen: een geautomatiseerd Excel-bestand met vaste controles is voor veel verenigingen de eerste stap. Welke stap bij uw vereniging past, blijkt uit een korte audit van uw ledenbestand, boekhouding en mailbox.
De software die een Nederlandse vereniging of stichting al gebruikt, en waar de AI op aansluit
Wij bouwen geen nieuw pakket en vragen niemand om over te stappen. De AI sluit aan op de software die in het Nederlandse verenigingsleven en bij goede doelen al draait, en levert in het formaat dat dat pakket inleest.
| Waar | Wat verenigingen, stichtingen en goede doelen gebruiken | Wat de AI eraan levert |
|---|---|---|
| Ledenadministratie | Sportlink en KNLTB ClubCollect bij sportverenigingen, Congressus bij studieverenigingen, e-Captain, AFAS voor verenigingen, en Excel | Dubbelingen, verlopen gegevens en openstaande contributie als voorstel per regel; de secretaris bevestigt |
| Boekhouding | e-Boekhouden, Exact Online, Twinfield, AFAS | Concept-jaarverslag, subsidieverantwoording en ANBI-standaardformulier uit het grootboek |
| Giften en incasso | Mollie, iDEAL, SEPA-incasso via de bank, donatieplatforms als Kentaa en Geef.nl | Giften gekoppeld aan de donateur, bedankmail en overeenkomst periodieke gift als concept |
| Communicatie | Mailchimp, Laposta, de verenigingsmailbox, WhatsApp-groepen | Antwoorden op standaardvragen als concept in uw eigen toon, met bron |
| Documenten en besluiten | Google Drive, SharePoint, Dropbox, notulen in Word | Antwoorden uit statuten, reglement en ALV-besluiten; het volgende bestuur vindt alles terug |
| Verantwoording | Portaal van de subsidiegever, het ANBI-standaardformulier van de Belastingdienst, het CBF-Erkenningspaspoort | Concept in het format van de ontvanger, cijfers herleidbaar naar het grootboek |
ANBI, CBF-Erkenning en AVG: wat de administratie moet kunnen aantonen
Een ANBI publiceert jaarlijks de balans, de staat van baten en lasten en een toelichting op de eigen website. De Belastingdienst stelt dat dit binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gebeurt, en grote ANBI's (fondsenwervend met meer dan €50.000 aan baten, niet-fondsenwervend met meer dan €100.000 aan lasten) gebruiken sinds 1 januari 2021 verplicht het standaardformulier. Goede doelen met een CBF-Erkenning onder de Erkenningsregeling Goede Doelen kunnen in plaats daarvan het Erkenningspaspoort publiceren. Een AI die het concept van dat formulier uit het grootboek opstelt, met per regel de herkomst, bespaart de penningmeester de inhaalslag in juni en maakt de controle door de kascommissie sneller.
Voor ledengegevens geldt de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens is daar helder over: de AVG noemt geen vaste bewaartermijn, u bewaart gegevens van oud-leden niet langer dan nodig, u legt de gekozen termijn en de onderbouwing vast en u houdt rekening met termijnen uit andere wetten, zoals de belastingwetgeving. Een AI-toepassing die de lijst schoon houdt, helpt juist hierbij: oud-leden waarvan de termijn is verstreken komen als voorstel tot verwijdering bovendrijven. Wij werken onder een verwerkersovereenkomst, en wie alles in eigen omgeving wil houden, kiest de private variant. Over de AI-verordening: een assistent die vragen beantwoordt en concepten schrijft valt niet onder de hoog-risicocategorieën; de geletterdheidsplicht van artikel 4 geldt wel voor iedereen die ermee werkt, ook vrijwilligers. Onze gratis check laat in drie minuten zien waar uw bestuur staat.
Hoe wij het aanpakken, en wat het kost
Wij beginnen met een AI-audit van €2.500: één tot twee weken waarin we uw ledenbestand, boekhouding en mailbox bekijken, de regels opschrijven die de secretaris en penningmeester nu in hun hoofd hebben en een testset maken uit echte mutaties en vragen. Daarna een productieklare MVP van €20.000 in vier tot zes weken, gemeten op die testset, en productie vanaf €50.000 met koppelingen, monitoring en overdracht. Modelgebruik en hosting komen daarbij; alle prijzen excl. btw en vast vooraf. Zie prijzen. Voor een kleine vereniging is de audit vaak al het antwoord: die laat zien of een geautomatiseerd Excel-bestand volstaat of dat een assistent loont.
Wij werken naast uw ICT-partner of de vrijwilliger die uw IT doet en nemen geen beheer van uw werkplekken, website of e-mail over. Wat u krijgt is de AI-laag: code, prompts, testset en documentatie, overgedragen aan de vereniging of stichting, zodat een volgend bestuur ermee verder kan. Wilt u dat wij het daarna blijven bewaken, dan kan dat met managed AI support voor systemen die wij gebouwd hebben.
Meer over AI voor verenigingen, stichtingen en goede doelen
Veelgestelde vragen
Ledenadministratie uitbesteden of automatiseren?
Verkopen jullie ledenadministratie software?
Mag een AI gegevens van onze leden verwerken onder de AVG?
Kan AI het ANBI-standaardformulier invullen?
Ons bestuur wisselt elke paar jaar. Wie houdt dit dan bij?
Wat kost het en hoe snel draait er iets?
Stuur ons één maand ledenmutaties. Wij laten zien welke fouten en dubbelingen de AI vindt.
Vertel ons hoe uw ledenadministratie nu loopt, welke software u gebruikt en hoeveel avonden het bestuur eraan kwijt is. Binnen één werkdag hoort u of een audit zinvol is en wat die u oplevert.
Plan een gesprek