Een AI-systeem dat SharePoint, OneDrive, een documentmanagementsysteem of het intranet doorzoekt, is onder de AVG een nieuwe verwerking, en bij een organisatie van 250 tot 5.000 medewerkers vraagt dat vrijwel altijd eerst een DPIA. Het risico is dat de AI antwoordt met alles wat een gebruiker mag openen, en in de meeste tenants is dat veel meer dan ooit bedoeld.
Dit artikel is voor de IT-manager, informatiemanager, CIO of security officer die Microsoft Copilot, een eigen assistent of een AI-agent langs de functionaris gegevensbescherming (FG) en de ondernemingsraad moet krijgen. Crux Digits bouwt AI-systemen op documentopslag, naast uw ICT-partner; het opschonen van rechten zelf staat op onze pagina over Microsoft Copilot-implementatie.
Is een DPIA verplicht voordat een AI-systeem SharePoint doorzoekt?
Meestal wel: artikel 35 AVG eist een DPIA bij waarschijnlijk hoog risico, en een gangbare uitrol haalt vijf van de negen AP-criteria.
De AP-lijst van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is (Staatscourant 2019, 64418) telt 17 categorieën. AI op documenten staat er niet letterlijk in, en de lijst is niet uitputtend; drie categorieën raken vaak. Categorie 11, controle werknemers, geldt zodra de uitrol stelselmatig meekijken omvat met wat medewerkers met de tool doen. Categorie 13, communicatiegegevens, kan gelden als de assistent mailboxen en Teams-chats op grote schaal leest, en dat doet Microsoft Copilot (de nieuwe naam van Microsoft 365 Copilot): het baseert antwoorden op e-mails, chats en documenten waar de gebruiker bij kan. Categorie 7, gezondheidsgegevens, raakt ziekenhuizen en arbodiensten.
Buiten de lijst hanteert de AP op haar DPIA-pagina een vuistregel: twee of meer van de negen criteria betekent een DPIA. Een uitrol op documentopslag raakt doorgaans gevoelige gegevens (4), grootschaligheid (5), gekoppelde gegevens uit verschillende doelen (6), werknemers, die de AP als kwetsbaar aanmerkt door de ongelijke machtsverhouding (7), en nieuwe technologie (8). Ons artikel over AI en de AVG behandelt de basis voor het mkb.
De conceptlijst van uitzonderingen lag tot 10 augustus 2026 ter consultatie en geldt nog niet. Vlaamse organisaties kijken naar de eigen lijst van de Belgische toezichthouder.
Waarom maakt AI met de rechten van de gebruiker van oversharing een AVG-probleem?
Omdat de AI elke gebruiker alles toont wat die mag openen, zodat een te breed gedeeld bestand uit 2019 in 2026 een antwoord wordt.
Microsoft formuleert het zelf zo: Copilot toont alleen organisatiegegevens waarvoor de gebruiker minimaal leesrechten heeft. Oversharing bleef verborgen omdat niemand iets kon vinden: het verzuimoverzicht in een projectsite die openstond voor 'Everyone except external users', de salarisexport in een team dat bij een reorganisatie openbaar werd. De AI geeft geen nieuwe toegang. Hij haalt de onvindbaarheid weg die uw oude toegang verborg.
Artikel 25, tweede lid, eist dat persoonsgegevens standaard niet zonder tussenkomst van de betrokkene toegankelijk zijn voor een onbeperkt aantal personen. Ziet een medewerker persoonsgegevens waar hij niets mee te maken heeft, dan kan dat ongeoorloofde toegang zijn in de zin van artikel 4, punt 12, en geeft artikel 33 u 72 uur om de AP te informeren, tenzij de inbreuk waarschijnlijk geen risico oplevert.
Bij een eigen assistent beslist het ontwerp. Zoekt hij als de ingelogde gebruiker, dan erft hij hetzelfde probleem. Draait hij onder een eigen identiteit met leesrechten op de hele tenant, dan is het erger: de index is een kopie van alles en de toegangscontrole moet u in eigen code herbouwen.
De data access governance-rapporten in SharePoint Advanced Management tonen de sites met de breedste toegang, inhoud gedeeld met 'Everyone except external users' en deellinks van de afgelopen 28 dagen. Restricted Content Discovery houdt een site buiten organisatiebreed zoeken en Copilot, maar verandert geen rechten, haalt niets uit de index, werkt niet op OneDrive en kan bij sites boven 500.000 items langer dan een week duren. Microsoft noemt het tijdelijk; in een DPIA is het een noodverband met een einddatum.
Mag AI documenten doorzoeken die voor een ander doel zijn verzameld?
Alleen als het nieuwe gebruik verenigbaar is: artikel 5, eerste lid, onder b, verbiedt onverenigbare verdere verwerking; artikel 6, vierde lid, geeft de afwegingsfactoren.
Documenten uit een project, een sollicitatieronde of een klacht opvraagbaar maken voor elke collega, is een nieuw doel. Artikel 6, vierde lid, weegt het verband tussen de doelen, de context van verzameling, de aard van de gegevens, de gevolgen en de waarborgen. Een werkbare beslisregel: begrens de AI op doel, niet op bron. 'Vragen beantwoorden over onze procedures, contracten en productdocumentatie' kunt u vastleggen en verdedigen. 'Alles in SharePoint' niet. Dataminimalisatie (artikel 5, eerste lid, onder c) sluit vervolgens HR, juridische zaken, de ondernemingsraad, correspondentie met de bedrijfsarts en personeelsdossiers uit.
Voor personeelsgegevens is de grondslag meestal het gerechtvaardigd belang van artikel 6, eerste lid, onder f, met een vastgelegde belangenafweging. Toestemming werkt zelden: de AP wijst erop dat werknemers niet vrij kunnen instemmen of weigeren. En zonder geldige grondslag mag u volgens de AP helemaal niet verwerken, wat de DPIA ook concludeert.
Draait de assistent op een model van een derde, voeg dan één vraag toe. In Advies 28/2024, vastgesteld op 17 december 2024, schrijft de EDPB dat toezichthouders meewegen of de inzettende organisatie heeft beoordeeld dat het model niet met onrechtmatig verwerkte persoonsgegevens is ontwikkeld. Vraag de leverancier om dat materiaal en bewaar het bij de DPIA.
Wat doet u met bijzondere persoonsgegevens in oude documenten?
Artikel 9, eerste lid, verbiedt verwerking van gezondheidsgegevens, vakbondslidmaatschap en levensovertuiging tenzij een uitzondering geldt, en oude schijven zitten er vol mee.
Verzuimregistraties, brieven van de bedrijfsarts, re-integratiedossiers, vakbondscontributie in salarisexports. Wie ze ophaalt en samenvat, verwerkt ze. De maatregel moet vóór het ophalen zitten, niet in een instructie aan de AI. Microsoft documenteert dat zijn AI-toepassingen inhoud met een versleutelend gevoeligheidslabel alleen teruggeven als de gebruiker zowel het VIEW- als het EXTRACT-recht heeft. Label HR-, medische en juridische inhoud zo dat brede groepen geen EXTRACT hebben. Een eigen assistent sluit die locaties uit bij het indexeren.
Wat gebeurt er met verwijderen, bewaren en inzage als AI de documenten heeft geïndexeerd?
Elke kopie telt: index, gecachete tekst, prompts en antwoorden zijn persoonsgegevens met een eigen bewaartermijn, en horen in een inzageantwoord.
SharePoint bewaart een verwijderd item 93 dagen verdeeld over twee prullenbakken. Microsoft Copilot slaat elke prompt en elk antwoord, met verwijzingen naar de bronnen, op in een verborgen map in de mailbox van de gebruiker. Die verdwijnen als de gebruiker de chat of geschiedenis wist, of als een Purview-bewaarbeleid voor Copilot-interacties afloopt; een hold schort verwijdering op, en Microsoft laat zien dat 'na één dag verwijderen' 16 dagen kan duren. Een personeelsdossier dat aan het eind van zijn bewaartermijn wordt verwijderd, kan dus als samenvatting voortleven in de Copilot-geschiedenis van een collega. Kies dat beleid bewust en zet de termijn in de DPIA (opslagbeperking, artikel 5, eerste lid, onder e).
De vectorindex van een eigen assistent bevat stukken brontekst, dus een verwijdering in SharePoint moet die index bereiken. Test dat vóór livegang: verwijder een document, vraag ernaar en noteer hoe lang het duurt voordat het weg is.
Artikel 15, derde lid, geeft de betrokkene recht op een kopie, en artikel 12, derde lid, geeft u een maand, met twee maanden verlenging. Een medewerker die vraagt wat de AI over hem zei, vraagt naar prompts en antwoorden in de mailboxen van anderen. Microsoft wijst een Purview eDiscovery-zoekopdracht met de voorwaarde 'Copilot activity' aan. Wijs aan wie die uitvoert voordat het eerste verzoek binnenkomt.
Moet de ondernemingsraad instemmen met een AI-assistent?
Meestal wel: artikel 27, eerste lid, WOR, onderdelen k en l, dekt regelingen voor personeelsgegevens en voorzieningen geschikt voor controle op gedrag of prestaties.
De toets in onderdeel l is 'gericht op of geschikt voor'. De bedoeling beslist niet. Microsoft legt prompts en antwoorden vast in het unified audit log, met verwijzingen naar de gebruikte bestanden, en Purview Communication Compliance kan prompts beoordelen. Daarmee is het platform geschikt voor waarneming van gedrag. Een besluit zonder instemming is nietig als de ondernemingsraad binnen een maand schriftelijk een beroep op de nietigheid doet (artikel 27, vijfde lid).
Laat beide sporen samen lopen: artikel 35, negende lid, AVG vraagt u waar nodig de mening van betrokkenen of hun vertegenwoordigers te vragen. Ons artikel over shadow AI en instemmingsrecht gaat in op de volgorde. De WOR is Nederlands recht; Belgische medezeggenschap kent eigen regels.
Wat moeten de verwerkersovereenkomst en de doorgiftetoets afdekken?
Artikel 28 eist een overeenkomst en schriftelijke toestemming voor subverwerkers, en elke modelaanbieder achter de AI is er een.
Bij algemene toestemming moet de verwerker volgens artikel 28, tweede lid, wijzigingen melden zodat u bezwaar kunt maken. Microsoft heeft Anthropic als subverwerker toegevoegd; die modellen vallen buiten de EU Data Boundary en staan voor tenants in de EU, de EVA en het VK standaard uit, achter de instelling 'AI providers operating as Microsoft subprocessors'. 'Anthropic models with Data Retention' vallen helemaal buiten Microsofts verwerkersovereenkomst. Eén schakelaar verandert dus uw keten: breng die instellingen onder wijzigingsbeheer.
Noem bij een eigen assistent elke schakel: hosting, vectordatabase, model-API, logging. Doorgifte buiten de EER valt onder hoofdstuk V (artikel 44); Amerikaanse ontvangers die onder het EU-VS Data Privacy Framework zijn gecertificeerd, vallen onder het adequaatheidsbesluit van 10 juli 2023. Zie ons artikel over dataresidentie voor AI; een private AI-assistent in uw eigen EU-cloud houdt de keten kort genoeg om te auditen.
Welke DPIA-vragen horen specifiek bij AI op documentopslag?
Deze twaalf, die in standaardsjablonen ontbreken; beantwoord ze en het grootste deel van de toets uit artikel 35, zevende lid, volgt.
Een openbaar Nederlands voorbeeld: de DPIA van SURF op Microsoft 365 Copilot, opgesteld door Privacy Company en bijgewerkt op 11 september 2025, noemt verlies van controle over inhoud in de Graph als risico dat de instelling zelf beperkt, met labelen, rolgebaseerde toegang en het opschonen van SharePoint en Outlook vóór livegang.
1. Welke locaties vallen binnen de scope, en welke zijn bij naam uitgesloten? 2. Zoekt de AI als de gebruiker of onder een eigen identiteit, en hoe test u de rechtencontrole? 3. Hoeveel sites zijn organisatiebreed gedeeld, en wanneer is dat hersteld? 4. Welke bijzondere persoonsgegevens vallen binnen de scope, en wat houdt ze uit de antwoorden? 5. Wat is het doel, en waarom is het verenigbaar volgens artikel 6, vierde lid? 6. Wat is de grondslag per groep: medewerkers, klanten, sollicitanten?
7. Welke kopieën bestaan er (index, cache, prompts, antwoorden, auditlogs), waar, en hoe lang? 8. Na hoeveel dagen bereikt een verwijdering in de bron elke kopie? 9. Hoe beantwoordt u binnen een maand een inzageverzoek dat AI-uitvoer omvat? 10. Wie leest prompts en logs, waarom, en heeft de ondernemingsraad ingestemd? 11. Welke subverwerkers raken de gegevens, waar, en welke instellingen veranderen die lijst? 12. Wat gebeurt er als de AI iets onjuists over een persoon zegt (juistheid, artikel 5, eerste lid, onder d)? SURF beoordeelde dat nog als middelhoog risico.
De checklist vóór livegang, per eigenaar. De FG adviseert over de DPIA, en de AP eist dat dat advies en uw reactie erop in het rapport staan; de FG is ook eigenaar van het register en de procedures voor inzage en datalekken. Bij een hoog restrisico raadpleegt u de AP voordat de verwerking begint. IT draait de governance-rapporten, herstelt organisatiebreed delen, zet versleutelende labels, stelt het bewaarbeleid voor AI in, beheert de subverwerkerinstellingen en voert de verwijdertest uit. De business-eigenaar schrijft doel en scope, noemt de uitsluitingen, behandelt klachten over onjuistheid en tekent voor het restrisico. De ondernemingsraad krijgt een schriftelijk instemmingsverzoek over doel, logging, wie logs leest en bewaartermijn, en spreekt een evaluatiemoment af.
Hoe Copilot, ChatGPT Enterprise, Claude en Gemini verschillen in rechten, retentie en datalocatie, leest u in onze vergelijking voor IT-afdelingen.
Waar Crux Digits in beeld komt
Wij bouwen AI-systemen op documentopslag: assistenten en agents die antwoorden uit SharePoint, OneDrive, een DMS of een intranet. De rechtencontrole zit in het ophalen, de scope loopt via benoemde locaties en verwijderen is getest. U krijgt de code, de technische beschrijving die artikel 35, zevende lid, onder a, vraagt, en testbewijs voor de vragen 2, 7 en 8. Uw ICT-partner of IT-afdeling blijft de tenant en de rechten beheren. Wij zijn niet uw jurist en niet uw FG; zij beslissen of de DPIA volstaat.
Dit is geen juridisch advies. Uw FG is eigenaar van de DPIA en uw ondernemingsraad beslist over instemming; wij leveren de technische feiten die zij allebei nodig hebben.
Hoe wij AI-projecten binnen een middelgrote IT-organisatie uitvoeren, leest u op AI-implementatie in Nederland.
Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026.
Een consultant zegt waar AI loont; Crux Digits bouwt het ook. Vaste prijs per stap, één vaste expert, vanuit Utrecht.
AI-consultancy in Nederland →
