Een AI-assistent voor warmtepompmerken en hun installateurs

Een AI-assistent beantwoordt storingscodes, vragen over inbedrijfstelling en onderdelen uit de eigen handleidingen, servicedocumentatie en onderdelencatalogus van een warmtepompmerk. Bewoners, monteurs en nieuwe medewerkers stellen hun vraag op de website, via WhatsApp of in het installateursportaal.

Een bewoner met een code op het display zoekt die eerst op, nog voordat hij iemand belt. Een monteur bij een inbedrijfstelling belt uw technische lijn terwijl de klant meekijkt. Beide antwoorden staan al in uw documentatie. Op deze pagina leest u hoe een AI-assistent dat antwoord geeft, waar hij stopt en wanneer maatwerk de betere route is.

Door Tom Joseph · Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026

Gratis consult Prijzen

In het kort

Een warmtepompmerk heeft de antwoorden al in huis: in de storingscodelijst, de gebruikershandleiding, de installatie- en servicehandleidingen, de inbedrijfstellingsgids en de onderdelencatalogus. Een AI-assistent leest die documenten en helpt vier groepen: bewoners die een storingscode opzoeken, monteurs op een klus, de onderdelenbalie die een onderdeel bij een serienummer zoekt, en nieuwe medewerkers die het assortiment leren kennen. De publieke agent krijgt alleen de gebruikersdocumentatie, een tweede agent achter de installateurslogin de servicedocumentatie. SimplyBoost, ons eigen product, doet dit uit uw documenten via websitechat en WhatsApp.

Voorbeelden

Vijf vragen die deze assistent beantwoordt in een warmtepompnetwerk

Bewoner, eerste vorstochtend: "De buitenunit dampt en de ventilator staat stil. Is hij kapot?"
Antwoord: Waarschijnlijk is dit de ontdooicyclus. Bij vorst smelt de unit het ijs van de verdamper, daarbij komt damp vrij, en na enkele minuten draait de ventilator weer. Staat er een code op het display of koelt het huis af, stuur dan type en code door, dan geef ik het aan de servicedienst.
Bron: gebruikershandleiding, hoofdstuk "Ontdooien en de buitenunit"
Installateur, bij een renovatieofferte: "Oude radiatoren met thermostaatkranen op elke radiator. Heb ik bij de 8 kW-unit een buffervat nodig?"
Antwoord: Controleer in tabel 4 de minimale waterinhoud en de minimale doorstroming van het 8 kW-type. Kunnen de kranen het circuit daaronder dichtdraaien, dan vraagt de handleiding een buffervat of een open bypass; schema H-03 toont beide.
Bron: installatiehandleiding, hoofdstuk "Hydraulische eisen"
Monteur bij een servicebezoek: "Unit valt na tien minuten verwarmen uit op hogedrukstoring E-xx. Doorstroming lijkt laag."
Antwoord: Reinig het vuilfilter in de retour, ontlucht het circuit en controleer de pompstand, en vergelijk daarna de gemeten doorstroming met het minimum voor dit type. Is de doorstroming in orde en komt de storing terug, meld dan volgens het bulletin eerst het serienummer voordat u de druksensor vervangt.
Bron: servicehandleiding, hoofdstuk "Hogedrukstoring"; technisch bulletin over de druksensor
Onderdelenbalie, installateur aan de lijn: "Ik zoek een regelprint voor een buitenunit, serienummer begint met 21-xx."
Antwoord: Die serienummerreeks krijgt de herziene print, met de nieuwe kabelset erbij; eerdere serienummers krijgen de vorige print. Beide artikelnummers staan erbij, en het bestelverzoek gaat met serienummer en aantal naar het onderdelenteam.
Bron: onderdelencatalogus, explosietekening van de elektronica in de buitenunit
Nieuwe medewerker servicedesk, eerste week van het stookseizoen: "Klanten halen stooklijn en kamerthermostaat door elkaar. Hoe leg ik dat uit?"
Antwoord: De stooklijn bepaalt welke aanvoertemperatuur de warmtepomp bij elke buitentemperatuur levert; de thermostaat meldt alleen wanneer de kamer op temperatuur is. In module 2 staat een uitleg van één pagina die u kunt doorsturen.
Bron: training servicedesk, module "Regeling"
Voorbeelden ter illustratie; de antwoorden komen uit uw eigen documentatie.

Wie vraagt wat

Wie vraagt wat, en uit welk document komt het antwoord

Wie vraagt	Wat zij vragen	Antwoord uit
Bewoner met een code op het display	Wat de code betekent, wat hij zelf mag controleren, hoe de stooklijn en de stille modus werken	Storingscodelijst per type, gebruikershandleiding, garantievoorwaarden
Installateur in uw netwerk	Welke buitenunit, binnenunit, hydromodule en regeling bij elkaar horen; buffervat en minimale doorstroming	Compatibiliteitstabel, installatiehandleiding, hydraulische schema's
Monteur bij een inbedrijfstelling of servicebezoek	Parameterwaarden, de volgorde van inbedrijfstelling, een storing die terugkomt na de standaardcontroles	Inbedrijfstellingsgids, servicehandleiding, technische bulletins
Onderdelenbalie	Welk onderdeel past bij dit type, deze serienummerreeks en dit productiejaar	Onderdelencatalogus, explosietekeningen, een CSV met artikelnummers per serienummerreeks
Nieuwe medewerker in servicedesk, onderdelen of verkoop	Wat er veranderd is ten opzichte van de vorige generatie, waar een procedure beschreven staat	Dezelfde documenten, via een interne agent

Technische helpdesk

Een technische helpdesk voor monteurs op de klus

Monteurs bellen uw technische lijn op het lastigste moment: tijdens een inbedrijfstelling, met de bewoner ernaast. Veel van die gesprekken eindigen ermee dat iemand van het merk een pagina uit de inbedrijfstellingsgids of servicehandleiding voorleest. Een assistent op een WhatsApp Business-nummer, of achter de login van uw installateursportaal, geeft dat antwoord direct, zoals de minimale doorstroming door de hydromodule of de parametervolgorde bij een hybride set, en noemt het document en het hoofdstuk.

Installateurs die in het portaal inloggen, worden herkend aan hun geverifieerde e-mailadres. Zo blijft de servicedocumentatie achter de login en heeft de publieke agent alleen gebruikershandleidingen. Werk aan het koelcircuit is voorbehouden aan gecertificeerde vakmensen (zie de regels verderop), nog een reden om die procedures buiten de publieke agent te houden.

Zegt uw documentatie niets over de vraag, dan meldt de assistent dat en zet hij de vraag door naar uw tweedelijns engineers in Zendesk, Freshdesk, Gorgias of Slack, met type, serienummer, code en het hele gesprek. Monteurs in Wallonië of Duitsland krijgen het antwoord in het Frans of Duits.

Onderdelen

Onderdelenvragen per type, serienummer en bouwjaar

Een warmtepompserie verandert onder dezelfde typenaam: een herziene regelprint, een ander expansieventiel na een productiewijziging, een nieuwe ventilatormotor. De onderdelenbalie besteedt dan haar dag aan één vraag: welk onderdeel past in deze unit. De assistent antwoordt uit uw onderdelencatalogus, de explosietekeningen en een CSV die artikelnummers koppelt aan type, serienummerreeks en productiejaar. Hij vraagt eerst het serienummer van het typeplaatje, omdat de typenaam alleen vaak niet genoeg is.

Wil een installateur bestellen, dan noteert de assistent artikelnummer, serienummer, aantal en de gegevens van de installateur, en geeft hij het verzoek door aan uw onderdelenteam. Hij plaatst zelf geen order, kijkt niet naar de voorraad en noemt geen dealerprijs. Die gegevens staan in uw ERP, en daaruit lezen is de maatwerkroute die verderop op deze pagina staat.

Inwerken

Nieuwe medewerkers leren uit dezelfde kennisbank

Het eerste stookseizoen is zwaar voor een nieuwe medewerker op de servicedesk. In de eerste vorstweek gaan alle vragen over dampende buitenunits en koude bovenverdiepingen naar de meest ervaren collega, precies de persoon op wie de monteurs wachten.

Elk SimplyBoost-account heeft drie AI-agents. Een gebruikelijke verdeling bij een warmtepompmerk: een publieke agent met gebruikersdocumentatie, een installateursagent met servicedocumentatie en een interne agent voor uw eigen team. Nieuwe medewerkers op de servicedesk, aan de onderdelenbalie of in verkoop stellen de interne agent de vragen die ze anders aan een senior collega stellen. Elk antwoord noemt het brondocument, zodat zij tijdens het werk leren waar de kennis staat.

Wat uw senior engineers weten maar nooit hebben opgeschreven, ontbreekt nog. Vraag hen de antwoorden die zij het vaakst geven als korte FAQ vast te leggen en die te uploaden. Vanaf dan werkt dat document elke nieuwe collega in.

Twee routes

SimplyBoost of maatwerk

Wat de vraag nodig heeft	Route	Wie is waarvoor verantwoordelijk
Betekenis van een storingscode, eerste controles, stooklijn	SimplyBoost, ons eigen product, uit storingscodelijsten en gebruikershandleidingen	Merk: houdt de documenten per type actueel
Inbedrijfstelling, hydrauliek en compatibiliteit voor installateurs	SimplyBoost, een installateursagent achter de portaallogin of op WhatsApp	Merk: bepaalt welke documenten installateurs zien
Welk onderdeel past bij een serienummerreeks	SimplyBoost, uit de onderdelencatalogus en een CSV met artikelnummers	Onderdelenteam van het merk: beheert de CSV
Voorraad en dealerprijs van dat onderdeel	Maatwerk dat het ERP uitleest	IT-partner beheert het ERP; Crux bouwt de koppeling en draagt de code over
Garantiestatus van een geregistreerde unit, een monteursbezoek in de serviceplanning	Maatwerk op het garantiesysteem, het serienummerregister en de planning	IT-partner beheert die systemen; Crux bouwt de AI-laag ernaast
Welke route bij uw vragen past	AI-klantenservice voor dealernetwerken: kopen of laten bouwen	Crux werkt naast uw IT-partner, nooit in zijn plaats

Regels in Nederland en Vlaanderen

De regels die de assistent goed moet hebben

F-gassen in Nederland. Wie met F-gassen of andere koudemiddelen werkt, heeft een persoonscertificaat nodig, en het installatiebedrijf een bedrijfscertificaat (BRL 100). Warmtepompapparatuur wordt daarbij genoemd (Ondernemersplein).
F-gassen in Vlaanderen. Werk aan warmtepompen met gefluoreerde gassen vraagt een Vlaamse erkenning als koeltechnicus (categorie I tot IV), en het bedrijf moet erkend zijn als koeltechnisch bedrijf (Vlaanderen.be).
ISDE. Een installatiebedrijf doet de volledige installatie en de bewoner vraagt binnen 24 maanden na installatie aan, met factuur en betaalbewijs. Sinds 2026 komt een split lucht-waterwarmtepomp met minder dan 3 kg koudemiddel en een GWP boven 750 niet meer in aanmerking (RVO).
Mijn VerbouwPremie. Sinds 1 maart 2026 kunnen eigenaar-bewoners in de twee hoogste inkomenscategorieën in Vlaanderen alleen nog een premie aanvragen voor een warmtepomp of warmtepompboiler, met lagere bedragen, tot en met 31 december 2027 (Vlaanderen.be).
Subsidieregels veranderen elk jaar. Laat de assistent daarom antwoorden uit een gedateerde samenvatting die u uploadt en bij elke wijziging vervangt, samen met uw meldcodes per type.

Andere branches

Dezelfde aanpak in andere dealernetwerken

Dezelfde assistent werkt ook voor andere dealer- en installateursnetwerken. Overzicht: AI-assistent voor dealernetwerken.

Omvormers en thuisbatterijen · Robotmaaiers en tuinmachines · Jacuzzi's, swimspa's en sauna's · Scootmobielen en elektrische rolstoelen · Aanhangwagenfabrikanten en importeurs · Importeurs van elektrische auto's · Importeurs van brommobielen en scooters · E-bikes en speed pedelecs · Landbouw-, groen- en bouwmachines · Heftrucks en intern transport · Caravans, campers en boten

FAQ

Veelgestelde vragen

Kunnen monteurs de assistent op de klus gebruiken?

Ja. Monteurs stellen hun vraag via WhatsApp of in uw portaal terwijl ze bij de unit staan, en de installateursagent antwoordt uit uw inbedrijfstellingsgids, servicehandleiding en technische bulletins, met het hoofdstuk erbij. Wie inlogt, wordt herkend aan zijn geverifieerde e-mailadres. Staat het antwoord niet in de documenten, dan gaat de vraag met type, serienummer en gesprek naar uw tweede lijn.

Kan de assistent zeggen welk onderdeel in een unit past?

Ja, als u de onderdelencatalogus, de explosietekeningen en een CSV uploadt die artikelnummers koppelt aan type, serienummerreeks en productiejaar. Hij vraagt eerst het serienummer van het typeplaatje. Een bestelverzoek wordt genoteerd en doorgegeven aan uw onderdelenteam; voorraad en dealerprijzen blijven in uw ERP.

Hoe gebruiken nieuwe medewerkers op de servicedesk de assistent?

Zij stellen de interne agent de vragen die ze anders aan een senior collega stellen: wat een groep storingscodes betekent, hoe een regelmenu werkt, welke onderdelen tussen twee generaties zijn veranderd. Elk antwoord noemt het brondocument, zodat zij de documentatie leren kennen terwijl ze werken. Uw senior team vult aan wat nog niet is opgeschreven.

Kiezen we voor SimplyBoost of voor maatwerk?

Kies SimplyBoost als de antwoorden in documenten staan: storingscodes, handleidingen, inbedrijfstellingsgidsen, onderdelencatalogi. Kies maatwerk van Crux als het antwoord uit een live systeem moet komen, zoals de voorraad in het ERP, de garantiestatus in een claimsysteem of een serienummerregister. De maatwerkroute loopt in drie vaste stappen en begint met een AI-audit van €2.500.

Vertelt de assistent een bewoner om de buitenunit open te maken?

Niet als u met twee agents werkt. De publieke agent heeft alleen de gebruikershandleidingen, en daarin staan de controles die een bewoner zelf mag doen. Installatie- en servicehandleidingen staan bij de installateursagent achter de portaallogin. Werk aan het koelcircuit is in Nederland en Vlaanderen voorbehouden aan gecertificeerde vakmensen, dus verwijst de publieke agent naar een installateur.

Vind de vragen die uw servicedesk twee keer beantwoordt

Plan een gratis kennismaking. We bekijken welke vragen uw documenten al beantwoorden en welke uw live systemen nodig hebben.

Plan een gratis kennismaking →